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5 Claves 5, para fomentar reuniones productivas

1 Abr

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La reuniones son una de las actividades empresariales más productivas…. o más frustrantes dependiendo de los hábitos y el entrenamiento de sus participantes.

Reunir a los ejecutivos de una empresa y alejarlos de sus quehaceres diarios es una inversión importante para la empresa. Según algunas fuentes, las empresas medianas dedican el 30% de su tiempo a reuniones mientras que las grandes compañías pueden llegar hasta el 50%. Mejorar la rentabilidad de esa inversión es una importante ventaja competitiva. Se tiene asumido que las reuniones pueden durar mucho tiempo; tal vez por eso observamos que muchos participantes utilizan el móvil o el ordenador personal contribuyendo a hacerlas más improductivas (y mas largas). La duración de la reunión parece justificar la realización simultánea de otras tareas urgentes ajenas a la misma, generando de esta forma un círculo vicioso clásico. Otra consecuencia negativa de las reuniones mal planteadas es que pueden dañar las relaciones de confianza que deben caracterizar el funcionamiento de un equipo eficaz: esta situación se da cuando la dinámica de la reunión prima el rechazo “argumentado” de los propuestas presentadas frente a la construcción y exploración colectiva de alternativas.

Hay claves para mejorar la eficacia de las reuniones desarrolladas desde el mundo de la gestión empresarial en cuanto a organización, horarios, duración y formatos. Pero en general olvidan lo fundamental que es entrenar al individuo y al grupo para involucrarse, sacar el máximo provecho y disfrutar de las mismas. ¿Que puede aportar la técnica teatral en este caso? Hemos comprobado en los dos últimos años de consultoría y práctica con empresas que existen al menos cinco claves teatrales transferibles, todas ellas sencillas, prácticas y entrenables; para todas ellas hay ejercicios concretos que las desarrollan:

  1. Atención frente a concentración: En su trabajo los actores han entrenado la habilidad de estar extremadamente atentos al resto de los actores durante toda la representación. Sin intensa atención permanente hacia el resto de los actores la representación no funciona, al margen de lo bien que cada uno se haya aprendido su texto.
  2. Sí, y además…: Rebotar las ideas y propuestas de los demás de un modo constructivo es la clave del teatro de improvisación. No existe la negativa a una propuesta sino el “sí y además”, una invitación a explorar nuevos caminos que enriquecen y expanden la propuesta inicial, activando la explotación de la diversidad en los equipos. Tanto para negociar como para construir y desarrollar nuevas ideas, el entrenamiento en improvisación es eficaz, divertido y práctico.
  3. El juego como trampolín para la creatividad: Para activar al máximo nuestra faceta de homo sapiens necesitamos primero poner en marcha la de homo ludens. Nos gusta jugar: hemos comprobado que ejercicios de juego utilizados en los ensayos teatrales potencian el trabajo en equipo, suben el nivel de atención en las reuniones y propician la creatividad en los grupos de profesionales.
  4. Encantados de conocernos: Con frecuencia los actores que van a preparar una obra de teatro no se conocen ni han trabajado juntos. Durante la primera semana de ensayos es esencial que se desarrolle un vínculo de confianza que les permita enfrentarse con éxito al reto de representar una obra. Muchas veces en el mundo de la empresa profesionales que llevan juntos durante muchos años apenas se conocen. Uno de los mayores placeres de las reuniones consiste en descubrir y reconocer las habilidades del los miembros del equipo y ver reflejadas en él las propias
  5. Síntesis Marcelo, síntesis: La capacidad para destilar conceptos, ideas y sentimientos de un modo memorable es inherente al teatro, que ha desarrollado a lo largo de los siglos las técnicas para contar historias complejas en un tiempo limitado. La transferencia de las mismas  a las salas de reuniones de las empresas, es una inversión inteligente.

Por ultimo hay que destacar que en teatro no hay una segunda oportunidad; cada representación es única, en vivo y en directo. Todo tiene que quedar resuelto cuando cae el telón. Esta llamada a la efectividad, la excelencia permanente y el tiempo tasado son atributos que solo pueden contribuir positivamente al éxito de las reuniones empresariales. Si queremos mejores resultados en las mismas es hora de ensayar cómo hacer las cosas de un modo prometedoramente diferente.

Este post ha sido escrito para el blog de Actúa Empresa

Ese ejecutivo tan bueno que presenta tan mal

14 Feb

bannercreatividad1 copiaEs posible que estemos saliendo de la crisis . Sin embargo no volveremos a un terreno familiar. El low cost esta aquí para quedarse y la competencia será cada día más intensa, porque el mundo se ha globalizado y las redes sociales han eliminado las barreras de entrada a múltiples mercados y actividades. Y la imagen de las empresas tras siete años de crisis se ha deteriorado: Un 25% de los ciudadanos siente rechazo por las grandes corporaciones (resultados del estudio Mikroscopia 2015, desarrollado por MyWord).

La tecnología, los conocimientos y la financiación se han comoditizado, mientras que el factor humano, cada vez más se configura como la base de ventajas competitivas sostenibles. La adaptación a este nuevo escenario post crisis requiere nuevas herramientas y habilidades a nivel personal o empresarial.

Y la comunicación, es una de ellas porque nos permite establecer el vinculo de lealtad o de rechazo con los clientes, ciudadanos y votantes, y activar los mecanismos emocionales, que son los que explican el comportamiento humano. La comunicación es la red neuronal interna de empresas e instituciones a través de la cual se crean, transmiten y activan las ideas, y se configuran su cultura y sus valores. La comunicación acertada promueve las ventas, mejora la reputación y optimiza la eficiencia en las empresas. Es esencial para un candidato en un proceso de selección, un directivo que presente su plan al consejo, un CEO que se dirija a los accionistas, un equipo creativo que desarrolle una campaña contra reloj o un grupo de ingenieros ejecutando un proyecto con recursos limitados. Hemos conocido ejecutivos que hacen un estupendo trabajo, pero que no generan atención sobre lo que hacen. Que dicen “este es un proyecto ganador” con sus palabras, y con su lenguaje corporal lo contrario. Hemos asistido a reuniones en que prima la concentración en lo que cada uno quiere decir sin atención a lo que aportan otros. Hemos luchado contra la somnolencia ( a veces sin éxito) en convenciones y congresos. Y participado en presentaciones que fracasan porque la reacción de los asistentes no estaba en el plan a ni en el plan b.

Con estas y otras experiencias en mente hemos buscado aquellas disciplinas ajenas a la empresa cuya esencia sea la comunicación en su forma más simple, directa y efectiva. Y nos hemos encontrado con el teatro. Algo tiene que tener cuando ha sobrevivido casi invariable a lo largo de los siglos, sorteando ciclogénesis tecnológicas, económicas, culturales y políticas. La capacidad del teatro para narrar historias, activar emociones, improvisar y trasladarnos a otro tiempo y lugar con recursos limitados y siempre en directo, donde no puede haber errores, o si los hay no se pueden notar, es un benchmark que puede trascender el propio ámbito de los escenarios. No solamente en lo que hace referencia a la comunicación de un actor hacia el público, sino también en la coordinación y trabajo del equipo de actores, su capacidad de improvisar, la efectiva simplicidad de la escenografía o la sintética habilidad narrativa de los autores teatrales.

Fruto de este insight nace Actúa Empresa http://www.actuaempresa.com Durante los dos últimos años hemos analizado casos del mundo empresarial vinculados a la comunicación, seleccionado las técnicas teatrales claves aplicables en cada caso y procedido a su adaptación y ensayo en talleres de I+D antes de transmitirlas con éxito, en cursos y talleres impartidos a empresas líderes, profesionales y docentes ajenos al ámbito teatral.

Una vez más hemos comprobado que la formación no es un proceso unidireccional. Confirmamos lo que dicen algunos estudios: que la mejor manera de aprender al máximo nivel alguna materia es enseñarla. A lo largo estos dos años de experiencia formativa hemos aprendido algo esencial: que interpretar no es fingir, sino descubrir y activar capacidades que son propias de cada uno de los participantes en nuestros talleres y cursos

Y también que al hacer converger las técnicas teatrales con los retos empresariales, generamos valor e innovación en el cruce de caminos de conceptos aparentemente dispares.

Aunque tal vez no lo sean tanto, porque todo acto empresarial que involucre a varias personas, en el fondo, es un acto teatral, cuyos interpretes jamás han pisado un escenario